VHTA - Vereinigung Schweizer Haustechnik-EDV-Anwender

Ergänzungen

Die nachfolgend vorgestellten Software Zusätze verstehen sich als Erweiterung unserer bestehenden Basis-Softwarepakete Modul-Kalkulation-3000 Professional
und Kalkula 2000. Damit Sie diese Zusätze nutzen können, müssen Sie die Basissoftware Version 2002 auf Ihrem Computer installiert haben. Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an unser VHTA Sekretariat.

Stundenerfassung

Sämtliche Stundeneingaben über die Rapporte der Objektverwaltung werden direkt in die Stundenerfassung übernommen. Aber auch umgekehrt werden die eingegebenen Stunden in der Stundenverwaltung direkt einem offenen Rapport aus der Objektverwaltung zugewiesen. Dieses System bietet Ihnen ein Werkzeug für die Führung Ihres Unternehmes und nimmt Ihnen viel Kleinarbeit ab. Es unterstützt Sie in der Auftragsabwicklung, in der Rechnungsstellung und natürlich auch im Personalmanagement.

Objektverwaltung

Verwalten Sie Ihre Objekte in einer separaten Datenbank unabhängig von der Adressverwaltung mit allen notwendigen Angaben wie Bauherr, Architekt, Mieter, Verwaltung, Abwart, etc. Sie können diese Angaben direkt aus der Adressverwaltung oder aus einer handelsüblichen Telefon
CD Rom übertragen.

Auch können Sie vorgängig vereinbarte Rabatte direkt im Objekt erfassen. Diese werden dann bei jeder Rechnung oder Offerte direkt übernommen. Zusätzlich können Sie vereinbarte Serviceleistungen nach Datum erfassen und diese nach Monat auswerten. Zu jedem Objekt lassen sich beliebig viele Arbeits- Rapporte eröffnen. Sie können für jeden Mitarbeiter den entsprechenden Rapport mit diversen auftragsspezifi schen Angaben erweitern und direkt ausdrucken. Der Mitarbeiter komplettiert den Rapport mit den aufgewendeten Stunden und den verwendeten Materialien. Nach Eingang des ausgefüllten Rapports können Sie diesen direkt im System nachtragen. Die Stunden werden automatisch mit dem entsprechenden Regiestundenansatz übernommen.

Nach Abschluss eines Rapportes ist alles bereit für die Rechnungsstellung. Auf Knopfdruck wird aus dem Rapport eine Rechnung erstellt und der Rapport als „erledigt“ archiviert. Die eingegebenen Stunden werden automatisch in die Stundenerfassung für den entsprechenden Mitarbeiter übernommen.

Ausserdem können Sie auch interne Rapporte erstellen, in welchen Sie Absenzen, unproduktive Arbeiten oder Militärdienst, Arzt, etc. erfassen können. Sie können hierzu jeden beliebigen Rapport als produktiv, unproduktiv, unbezahlt oder neutral klassieren und auswerten.

Für jeden Monteur können Sie eine Lohnkarte ausdrucken in welcher er die geleisteten Arbeitsstunden einträgt. Alle geleisteten Stunden eines Monteurs können Sie dann von der Lohnkarte in die Stundenerfassung übertragen.

Elektronischer Zahlungsverkehr

Erstellen Sie Ihre Einzahlungsscheine direkt für jeden Kunden. Die Vorteile der Verwendung von blauen (neu orangen) Einzahlungsscheinen (ESR und ESR+) sind, dass Sie den Zahlungsabgleich der Debitoren automatisch ausführen lassen können. Somit sind Ihre Debitoren nach jedem Abgleich wieder aktuell, ohne dass Sie die Eingangsdaten von Hand nachtragen müssen. Sie haben die Auswahl zwischen der Erstellung eines ESR mit Rechnungsbetrag, oder ESR plus ohne Rechnungsbetrag.

So funktioniert es: Sie generieren zu jeder erstellten Rechnung einen Einzahlungsschein. Auf diesem Einzahlungsschein werden automatsich die notwendigen Angaben aufgeführt, eine Referenznummer vergeben und der OCR Lesecode erstellt. Legen Sie diesen Einzahlungsschein der Rechnung für den Kunden bei.

Je nach Vereinbarung mit Ihrer Bank erhalten Sie periodisch eine Diskette oder eine Datei per Online-Banking. Nun verwenden Sie die Funktion ESR Abgleich
und die Debitoren werden mit den Daten der Bank abgeglichen. Das heisst, es wird das Datum des Zahlungseinganges und der bezahlte Betrag in den der Referenznummer entsprechenden Debitorübertragen.

Das System sucht automatisch nach überfälligen Rechnungen und weist Sie darauf hin, eine Mahnung zu erstellen. Auch sehen Sie direkt, wenn der bezahlte
Betrag nicht mit dem Rechnungbetrag übereinstimmt.